うまく機能していないミーティングを改善する方法: ミーティングのライフサイクルをマスターする
ミーティングを主催する最初のステップは、出席者のカレンダーに予定を入れることです。その点、Zoom Workplaceなら働き方に合わせて、さまざまな方法でミーティングをスケジュールできます。 ミーティングをスケジュールする際は、必ず継続的なミーティングチャットを有効にしましょう。この機能を有効にすると、出席者はミーティング前、最中、終了後を通じてコミュニケーションを取れるようになり、すべてのメッセージと添付ファイルを一か所にまとめておくことができます。 また、ミーティングでAI Companionが有効になっているかを事前に確認しておきましょう。そうすれば、後で有効にし忘れる心配がありません。あらかじめ有効にしておくことで、ミーティング要約を受け取れるほか、AI Companionを通じて、ミーティングの文字起こしから情報を収集してドキュメントの生成やタスクの作成などを行えるようになります。 ミーティングを成功させるには、ミーティングアジェンダが不可欠です。事前に議題リストを共有することで、出席者全員が準備を整え、ミーティングの内容を予め理解し、共通の目標に向かって貢献できるようになります。理想的には、出席者が事前に目を通したり意見を追加できるよう、ミーティング前にアジェンダを送信しておくことが望ましいです。 AI Companionを活用することにより、関連するチャット、ドキュメント、ミーティング要約から文脈を読み取り、通話のたたき台となるアジェンダを作成されます。場合によっては、ミーティングで取り上げるべき内容について出席者から意見を集めたい場合もあるでしょう。そのための方法の一つが、Zoom Workplaceで作成して送信できるミーティング前の投票やアンケートです。プロジェクトの進捗状況を確認し、新製品に対するチームの理解度を尋ねることで、アジェンダに追加すべき項目かどうかを把握できます。Zoom Docsでアジェンダを作成すれば、ミーティングの招待への添付、チャットでの共有、ミーティング中の画面表示などを簡単に行えます。 ミーティング開始前に、議論がスムーズに進むよう、出席者全員に必要なものが行き渡っていることを確認しましょう。アジェンダだけでなく、ファイル、ホワイトボード、ドキュメントなどのリソースを、継続的なミーティングチャットやミーティングの招待で共有します。こうしておくことで、チームは必要な情報をミーティング中も将来も簡単に見つけることができます。 ミーティング前にチャットで事前に質問を投げかけたり、アイスブレイクを行ったりすることもできます。そうすることで、ミーティング開始と同時に出席者全員がスムーズに本題に入ることができます。ミーティングに出席できない人も、チャットで進捗を共有し、意見を提供できます。これにより、関係者全員が常に最新の情報を把握した状態を保つことができます。 ミーティングをスケジュールする際にAI Companionを有効にしておくと、通話中のメモ作成や質問への回答は、AI Companionによって行われます。有効にしていない場合でも、ミーティングツールバーのAI Companionのダイヤモンドをクリックするだけ利用を開始できます。 通話中にリアルタイムでAI Companionによるミーティングの文字起こしが生成され、出席者は各自のサイドパネルで「私の名前は出ましたか？」、「ここまでのアクションアイテムは何ですか？」などの質問ができます。 アジェンダアイテムを議論し、意思決定を行い、互いにタスクを割り当てていく中で、AI Companionによって、すべての内容が記録され、ミーティング後にアクションアイテムと推奨されるタスクを含むミーティング要約が生成されます。 ミーティングはリアルタイムのコラボレーションが重要です。Zoom Docやホワイトボードを共有することで、出席者は議論しながら、共同編集や情報追加を行えます。Zoom Docsに進捗状況を記録し、共同作業者をタグ付けすることで、コメントやメモの追加が可能になります。視覚的に分かりやすくするため、ホワイトボードをZoom Docに埋め込むこともできます。 Googleドキュメントや Microsoft Wordを使用している場合も、画面共有で簡単に共同編集が行えます。 ミーティング中の情報共有は、チャットにリンクやファイルを投稿するとスムーズです。ミーティング終了後、継続的なミーティングチャットで送信されたすべてのメッセージとともに、それらの役立つリソースを見つけることができます。このチャットが定期的なミーティングシリーズに属している場合、チャットウィンドウ上部の[リソース]タブをクリックすることで、シリーズ全体で共有されたすべてのファイル、画像、ドキュメントを確認できます。このように情報がすぐ参照できる状態にあれば、ダウンロードし忘れたPDFを探し回る必要がありません。 ミーティング後のフォローアップやアクションアイテムを確実に処理し、停滞を防ぎましょう。ミーティング終了後は継続的なミーティングチャットに戻り、未解決の疑問点をすべて解消します。Zoom Tasks タブに移動して、ミーティングで推奨されたアクションアイテムを確認し、承認すると、それらのタスクはタスクリストに追加され、追跡や管理ができるようになります。 不明な点がある場合は、ミーティングのスマートレコーディングを確認してください。ミーティングの録画では、議論のトピックごとに簡単に移動できます。 次のステップへスムーズに着手するには、[Docs]タブに移動して、[ミーティングから作成]をクリックします。AI Companionにより、ミーティングの文字起こしと要約をもとにプロジェクト概要やブログ投稿などのたたき台となるドキュメントが生成されます。さらに時間を節約したい場合は、Workflow Automationツールでこのステップを自動化できます。これにより、ミーティング要約をZoom Docに自動的に取り込むワークフローを設定できます。 ミーティングに参加できなかった同僚は、AI Companionのミーティング要約で簡単に内容を把握できます。継続的なミーティングチャットを有効にしていれば、チャット内にミーティング要約が表示されます。また、設定を変更して予定参加者のメールに送信することもできます。 さらに、出席者はカレンダーのミーティングの招待をクリックして、ミーティングカードにアクセスすることで、ミーティングファイル、要約、レコーディングを一か所で確認できます。 1. ミーティングをスケジュールする
2. アジェンダを準備する
3. ミーティングの開始前のチェックイン
4. AI Companionで最新情報を入手
5. プロジェクトのコラボレーションと管理
6. 作業を開始に必要なファイルを見つける
7. 物事を前に進めるためのアクションを実行する
8.同僚へのキャッチアップをサポート
元の投稿はこちらをご確認ください：https://www.zoom.com/ja/blog/meeting-lifecycle/
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