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Welcome to the Customer Success Forum!

Welcome to the Customer Success Forum! This is a collaborative place for Zoom users to share customer success stories, learn about upcoming events, and exchange use cases for helpful ways to use Zoom features.

Recent Activity

Accidentally Clicked Educator Account

Hi!I was looking to sign in to Zoom, but clicked the educator account at the bottom out of curiosity. I am now unable to sign in without being prompted to enter educator settings. Is there any way to disable this so I can just have a regular Zoom acc... Show more

Hi!

I was looking to sign in to Zoom, but clicked the educator account at the bottom out of curiosity. I am now unable to sign in without being prompted to enter educator settings. Is there any way to disable this so I can just have a regular Zoom account again? I am currently using a different email to post this.

I saw another post about this in January, and they had a number set up for support to contact them.

 

Thank you!


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Upcoming Zoom Events in October: Learn, Explore, Ask!

Boost your Zoom skills this October! Join our upcoming events to get your questions answered, discover productivity tips, and see what’s new—all in one month. Check out the full lineup here:  October 1: Zoom Workplace Open Office - Designed to showc... Show more

Boost your Zoom skills this October! Join our upcoming events to get your questions answered, discover productivity tips, and see what’s new—all in one month.

 

Check out the full lineup here:

 

📆 October 1:  Zoom Workplace Open Office - Designed to showcase how Zoom’s tools can transform your workplace into a productive environment and get all your questions answered!
 
📆 October 8: Zoom Phone Open Office - Open space to ask questions, learn best practices, and discover how to optimize your call management and workflows. Bring in your questions!
 
📆 October 9:  What's New at Zoom - Discover everything new Zoom released in September, including a Zoomtopia recap, a must-see!
 
📆 October 15:  Zoom AI Companion Open Office - Dive into the value of Zoom AI Companion and its pivotal role in enhancing workplace efficiency and collaboration and have your questions answers!
 
📆 October 22:  Zoom Contact Center Open Office - Explore contact center offerings and ask lots of questions!
 
📆 October 29: Zoom Workplace: Admin & User Best Practices - Learn how to get the most out of Zoom Workplace—from Meetings and Team Chat to Zoom Phone, Mail, Whiteboard, and more. 
 

For more events, including live and on-demand training, visit our Customer Success Hub.

 

Don’t miss out—reserve your spot and take your Zoom skills to the next level!

 

- Zoom Digital Customer Success 🌟

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Streamline Your Outreach with Zoom Phone’s Voicemail Drop

If you often leave the same message for multiple contacts, Zoom Phone’s Voicemail Drop is a real time-saver. This feature lets you drop a pre-recorded voicemail directly into someone’s inbox without staying on the line. It’s perfect for reminders, fo... Show more

If you often leave the same message for multiple contacts, Zoom Phone’s Voicemail Drop is a real time-saver. This feature lets you drop a pre-recorded voicemail directly into someone’s inbox without staying on the line. It’s perfect for reminders, follow-ups, or outreach campaigns where consistency matters.

Voicemail Drop works with Zoom Phone accounts that have the necessary Zoom Phone Power Pack add-on, and messages can be uploaded or recorded directly in Zoom. Each clip can be up to 45 seconds, and you can store multiple messages for quick access. Once sent, the call ends automatically, allowing you to move on efficiently.

The benefits are clear: it saves time, keeps messaging consistent, and reduces the need to wait for voicemails. While it’s excellent for standard messages, it’s best used thoughtfully in situations where a personal touch isn’t required.

By leveraging Voicemail Drop, you can streamline your communication and focus your energy on calls that truly need your attention, making your outreach both faster and smarter!

To learn more and get started, here's a couple of good Knowledge Base Articles on Enabling Zoom Phone voicemail drop and Using Zoom Phone voicemail drop.


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うまく機能していないミーティングを改善する方法: ミーティングのライフサイクルをマスターする

メールやチャットで済んだはずのミーティングに参加した経験は、誰にもあるでしょう。アジェンダもなく、明確な目標もなければ、出席者は議論に集中するよりも、他の作業に気をとられがちです。ミーティングが終わっても、結局何が決まったのか、誰が次のステップを担当するのか、同僚にとって明確でないかもしれません。 非効率なミーティングは出席者をイライラさせるだけでなく、貴重な時間を浪費し、生産性の低下を招くことにもなります。だからこそ、開催すると決めたミーティングを最大限に活用することが重要なのです。 ミーティ... Show more

メールやチャットで済んだはずのミーティングに参加した経験は、誰にもあるでしょう。アジェンダもなく、明確な目標もなければ、出席者は議論に集中するよりも、他の作業に気をとられがちです。ミーティングが終わっても、結局何が決まったのか、誰が次のステップを担当するのか、同僚にとって明確でないかもしれません。 

非効率なミーティングは出席者をイライラさせるだけでなく、貴重な時間を浪費し、生産性の低下を招くことにもなります。だからこそ、開催すると決めたミーティングを最大限に活用することが重要なのです。 

ミーティングというものは、私たちZoomが「ミーティングライフサイクル」と呼ぶプロセスのほんの一部にすぎません。ミーティングは、アイデアを議論し、意思決定を行うための場ですが、多くの場合、実務のすべてがそこで行われるわけではありません。そのグループでの時間がどれだけ効果的にものになるかは、ミーティング以外の時間、つまりミーティング前と後に何をするかにかかっているのです。

コラボレーションの課題に直面している場合は、Zoom Workplaceでミーティングのライフサイクル全体を改善する方法について、この先を読み進めてください(ボーナスのインフォグラフィックもご覧ください)。

インフォグラフィックを入手

ミーティングの枠を超えたより良いコラボレーションを実現するためのステップバイステップガイドをミーティングライフサイクルのインフォグラフィックでご確認ください。

ミーティング前: スケジュール、計画、準備

1. ミーティングをスケジュールする

ミーティングを主催する最初のステップは、出席者のカレンダーに予定を入れることです。その点、Zoom Workplaceなら働き方に合わせて、さまざまな方法でミーティングをスケジュールできます。 

  • たとえば、部門横断グループで、Zoom Docsを使ってプロジェクト概要をコラボレーションしているとします。その場合、ドキュメントの右上のカメラアイコンをクリックするだけで、ドキュメント内から直接ミーティングをスケジュールできます。さらに、作成中のドキュメントは自動的にミーティングの招待に添付されるので、出席者は参照すべき資料を迷わず確認できます。
  • 特定のTeam Chatグループとミーティングを行いたい場合はどうでしょうか。おそらく、参加しているプロジェクトやチームごとに専用のTeam Chatチャネルがあるでしょう。そのチャネルの右上部のカレンダーアイコンをクリックするだけでスケジュールできます。
  • たとえば、外部の連絡先とミーティングを設定したい場合は、Zoom Schedulerを使いましょう。相手に都合の良い時間を選んでもらうことができます。スケジュールリンクを送信するだけで、相手は利用可能な時間枠を確認して予約できます。
  • 出席者全員のスケジュールを確認する時間がありませんか?そんなときはAI Companionを活用しましょう。サイドパネルを開くか、ホームタブに移動して、招待したい出席者を伝えてミーティングをスケジュールするように依頼するだけです。AI Companionにより、全員の都合の良い時間が見つかり、代わりにミーティングスケジュールが作成されます。

ミーティングをスケジュールする際は、必ず継続的ミーティングチャットを有効にしましょう。この機能を有効にすると、出席者はミーティング前、最中、終了後を通じてコミュニケーションを取れるようになり、すべてのメッセージと添付ファイルを一か所にまとめておくことができます。 

また、ミーティングでAI Companionが有効になっているかを事前に確認しておきましょう。そうすれば、後で有効にし忘れる心配がありません。あらかじめ有効にしておくことで、ミーティング要約を受け取れるほか、AI Companionを通じて、ミーティングの文字起こしから情報を収集してドキュメントの生成やタスクの作成などを行えるようになります。


2. アジェンダを準備する

ミーティングを成功させるには、ミーティングアジェンダが不可欠です。事前に議題リストを共有することで、出席者全員が準備を整え、ミーティングの内容を予め理解し、共通の目標に向かって貢献できるようになります。理想的には、出席者が事前に目を通したり意見を追加できるよう、ミーティング前にアジェンダを送信しておくことが望ましいです。 

AI Companionを活用することにより、関連するチャット、ドキュメント、ミーティング要約から文脈を読み取り、通話のたたき台となるアジェンダを作成されます。場合によっては、ミーティングで取り上げるべき内容について出席者から意見を集めたい場合もあるでしょう。そのための方法の一つが、Zoom Workplaceで作成して送信できるミーティング前の投票やアンケートです。プロジェクトの進捗状況を確認し、新製品に対するチームの理解度を尋ねることで、アジェンダに追加すべき項目かどうかを把握できます。Zoom Docsでアジェンダを作成すれば、ミーティングの招待への添付、チャットでの共有、ミーティング中の画面表示などを簡単に行えます。 


3. ミーティングの開始前のチェックイン

ミーティング開始前に、議論がスムーズに進むよう、出席者全員に必要なものが行き渡っていることを確認しましょう。アジェンダだけでなく、ファイル、ホワイトボード、ドキュメントなどのリソースを、継続的ミーティングチャットやミーティングの招待で共有します。こうしておくことで、チームは必要な情報をミーティング中も将来も簡単に見つけることができます。 

ミーティング前にチャットで事前に質問を投げかけたり、アイスブレイクを行ったりすることもできます。そうすることで、ミーティング開始と同時に出席者全員がスムーズに本題に入ることができます。ミーティングに出席できない人も、チャットで進捗を共有し、意見を提供できます。これにより、関係者全員が常に最新の情報を把握した状態を保つことができます。

ミーティング中:コラボレーション、議論、決定


4. AI Companionで最新情報を入手

ミーティングをスケジュールする際にAI Companionを有効にしておくと、通話中のメモ作成や質問への回答は、AI Companionによって行われます。有効にしていない場合でも、ミーティングツールバーのAI Companionのダイヤモンドをクリックするだけ利用を開始できます。 

通話中にリアルタイムでAI Companionによるミーティングの文字起こしが生成され、出席者は各自のサイドパネルで「私の名前は出ましたか?」、「ここまでのアクションアイテムは何ですか?」などの質問ができます。 

アジェンダアイテムを議論し、意思決定を行い、互いにタスクを割り当てていく中で、AI Companionによって、すべての内容が記録され、ミーティング後にアクションアイテムと推奨されるタスクを含むミーティング要約が生成されます。


5. プロジェクトのコラボレーションと管理

ミーティングはリアルタイムのコラボレーションが重要です。Zoom Docやホワイトボードを共有することで、出席者は議論しながら、共同編集や情報追加を行えます。Zoom Docsに進捗状況を記録し、共同作業者をタグ付けすることで、コメントやメモの追加が可能になります。視覚的に分かりやすくするため、ホワイトボードをZoom Docに埋め込むこともできます。

Googleドキュメントや Microsoft Wordを使用している場合も、画面共有で簡単に共同編集が行えます。 

ミーティング後: レビュー、整理、会話を継続


6. 作業を開始に必要なファイルを見つける

ミーティング中の情報共有は、チャットにリンクやファイルを投稿するとスムーズです。ミーティング終了後、継続的ミーティングチャットで送信されたすべてのメッセージとともに、それらの役立つリソースを見つけることができます。このチャットが定期的なミーティングシリーズに属している場合、チャットウィンドウ上部の[リソース]タブをクリックすることで、シリーズ全体で共有されたすべてのファイル、画像、ドキュメントを確認できます。このように情報がすぐ参照できる状態にあれば、ダウンロードし忘れたPDFを探し回る必要がありません。


7. 物事を前に進めるためのアクションを実行する

ミーティング後のフォローアップやアクションアイテムを確実に処理し、停滞を防ぎましょう。ミーティング終了後は継続的ミーティングチャットに戻り、未解決の疑問点をすべて解消します。Zoom Tasks タブに移動して、ミーティングで推奨されたアクションアイテムを確認し、承認すると、それらのタスクはタスクリストに追加され、追跡や管理ができるようになります。 

不明な点がある場合は、ミーティングのスマートレコーディングを確認してください。ミーティングの録画では、議論のトピックごとに簡単に移動できます。

次のステップへスムーズに着手するには、[Docs]タブに移動して、[ミーティングから作成]をクリックします。AI Companionにより、ミーティングの文字起こしと要約をもとにプロジェクト概要やブログ投稿などのたたき台となるドキュメントが生成されます。さらに時間を節約したい場合は、Workflow Automationツールでこのステップを自動化できます。これにより、ミーティング要約をZoom Docに自動的に取り込むワークフローを設定できます。


8.同僚へのキャッチアップをサポート

ミーティングに参加できなかった同僚は、AI Companionのミーティング要約で簡単に内容を把握できます。継続的ミーティングチャットを有効にしていれば、チャット内にミーティング要約が表示されます。また、設定を変更して予定参加者のメールに送信することもできます。 

出席者は、カレンダーのミーティングの招待をクリックしてアクセスできるミーティングカードで、すべてのミーティングファイル、要約、およびレコーディングを1か所で確認できます。

また、ミーティング要約、レコーディング、ホワイトボード、ドキュメント、クリップを整理するための中心的な場所であるZoom Hubで、Zoomアセットを見つけることもできます。

Zoom Workplaceでミーティングのライフサイクルをマスターする

30分間のミーティング時間枠を超え、より良いコラボレーションを実現するために、インフォグラフィックをダウンロードしてミーティングのライフサイクルを視覚的に確認してください。一番の利点は、コラボレーションを改善するために多くのツールを必要としないことです。すべてはZoom Workplaceで行えます。 


以下の原文をご覧ください:
https://www.zoom.com/ja/blog/meeting-lifecycle/?ampDeviceId=490494d6-b807-4168-a74f-4b8367033a81&ampSessionId=1758865944299

 

 


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Resolved! Unlocking the Power of Zoom Video Management

In today’s fast-paced hybrid workplace, videos have become one of the most powerful ways to share knowledge, onboard new team members, and connect across distances. But with hundreds of recordings, training clips, and shared sessions piling up, findi... Show more

In today’s fast-paced hybrid workplace, videos have become one of the most powerful ways to share knowledge, onboard new team members, and connect across distances. But with hundreds of recordings, training clips, and shared sessions piling up, finding the right video at the right time can feel overwhelming.

 

Introducing Zoom Video Management, This is a centralized platform designed for creating, organizing, and managing video content within an organization. It allows users to efficiently search and view videos, playlists, and channels, as well as track video analytics. The platform supports features such as channel creation, video uploads, and collaboration management. To use Zoom Video Management, users need a Pro, Business, Enterprise, or Legacy Education account, along with the Zoom Video Management add-on. This platform is accessible via the Zoom desktop app or the web portal.

 

Zoom Video Management

 

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Think of it as your team’s video library—always accessible, searchable, and easy to navigate. Whether it’s a recorded all-hands meeting, a customer training session, or a curated playlist for onboarding, everything can live in one organized hub.

 

Key Benefits for Your Team

  • Centralized Library: Upload, store, and organize videos into channels and playlists.

  • Powerful Search: Quickly find the content you need with advanced search.

  • Collaboration Made Easy: Share videos securely and manage viewing permissions.

  • Actionable Insights: Track video analytics to understand engagement and impact.

  • Seamless Access: Available via the Zoom desktop app or web portal.

Imagine the possibilities: A sales team curates product demo videos into a playlist for new hires. An HR department builds a channel for compliance training. A school creates subject-based video hubs for students to rewatch lessons anytime.

 

With Zoom Video Management, your organization’s knowledge becomes easier to access, share, and grow—helping your people stay aligned and empowered.

 

Cheers!

JR Magno


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Multiple People using the same account, can that cause problems? The specific situation is this:

I'm part of a nonprofit that allows various people enter the zoom account using the same password and user name. There is no specific administrator or different passwords for different people to enter. Recently someone entered the zoom account and st... Show more

I'm part of a nonprofit that allows various people enter the zoom account using the same password and user name. There is no specific administrator or different passwords for different people to enter.

 

Recently someone entered the zoom account and started a meeting. They were in the meeting but it was not acting like they were the host of the meeting. They could not see when new people were in the waiting room, waiting to join the meeting.

 

Is it possible that when I went into the account an hour before the meeting to create a different meeting on a different date, when I didn't sign out of the account after I was finished, could that have created a problem for the person starting the meeting?

 

I wasn't at the meeting with them so I am not certain what they experienced but they did say that they couldn't see all of the people in the waiting room, and so, could not let them in to start the meeting.

 


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Success in un-installing/re-installing Zoom Workplace Client (64-bit) by abstract thinking

While trying to install Zoom Workplace I encountered MANY comments from disappointed users. I spent some 15-20 hours over several days as I tried to follow Zoom's recommended installation procedures.I did not achieve any success until I stepped away ... Show more

While trying to install Zoom Workplace I encountered MANY comments from disappointed users.  I spent some 15-20 hours over several days as I tried to follow Zoom's recommended installation procedures.I did not achieve any success until I stepped away from the problem for a while and tried to figure out what was unique about my situation.  I have 3 computers running Zoom (actually 5) but only 3 were involved in this issue - 1 HP Notebook running Win 10 and 2 HP Notebooks running Win11.  The installation on #3 (Win 11) was the big problem.   All 3 had been working fine until I had a problem with #3 and I was forced to uninstall / re-install Zoom Workplace from scratch.

 

The attached PDF tells the long story of the various failed attempts in trying to get 64-bit Zoom Workplace installed and how I abstracted to figure out that it was not my problem, nor was the computer's configuration damaged - it was Zoom's installation instructions and procedures that really need to be improved.

 

The short version (workaround) is pretty simple, but it took multiple uninstalls/re-installs, running SFC, DISM, CCleaner, AVIRA, Malwarebytes,  Chkdsk, Memory Diagnostics, and many other actions to figure out there was nothing wrong with the computer and that I was not doing anything wrong - several aspects of the Zoom Workplace Installation procedures are misleading.

 

  1. Download BOTH 32-bit and 64-bit versions of Zoom Workplace (in separate folders);
  2. Run CleanZoom (instead of excellent uninstallers like REVO) because the Zoom uninstall/re-install procedures will setup the proper changes to the firewall settings and remove MOST (but not all) the registry entries;  Running REVO (or other uninstallers) may result in issues with user access, permissions and Firewall rules, so use Clean Zoom instead.
  3. FIRSTLY, install the 32-bit version first (DO NOT install 64-bit until later) - 32-bit Workplace will install and then launch and you will get a warning that this version will become obsolete in December 2025.
  4. STOP - There will be a link on the screen implying that clicking that link will download Workplace 64-bit.  DO NOT CLICK this link because it will download Workplace download 32-bit AGAIN and you will be stuck in an infinite loop of installing Workplace 32-bit.
  5. SECONDLY, Kill Zoom Workplace 32-bit and install the 64-bit version you have already downloaded in a separate folder - 64-bit Workplace will install and then launch and you will be all set, but I recommend TWO more steps.
  6. Run CCleaner or some other reputable registry cleaner (the cleaner will find a number of Zoom registry entries)  - DELETE these entries
  7. Re-boot your computer (recommended)

 

NOTE-1: If you are running multiple computers in your environment, Zoom Workplace running on other computers will ask you to validate the identity of the computer on which you just installed/re-installed Workplace.

 

NOTE-2: If you want to make one last check before moving on, put a shortcut link on the Win11 Desktop and open the Properties TAB and check that the Comment field reads "Zoom workplace" - If you install 64-bit ONLY (and don't first install 32-bit), this Comment will read "Zoom UMX" and Zoom Workplace will launch, but it WILL NOT CONNECT YOU TO MEETINGS.  For for my Win10 notebook, the Properties Comment field is blank.  I'm not going to mess with this installation find out whether a fresh uninstall/re-install will put "Zoom workplace" in the Comment, but I'll surmise that if the Comment field reads "ZOOM DMX" that something is wrong with the installation.

 

Have fun and you should also have success,

Paul Collins - virtual dance room

 


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Zoomtopia: YOUtopia | One unique thing about how your business operates?

Is there one absolutely, positively unique thing about how your business operates? (Yes, you have to pick one 😎)

 

Share your story and get guidance on how to turn challenges into success drivers 🤓👇

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Community Moderator | Employee

Zoomtopia: Small business, big impact | How are you struggling to compete with large competitors?

Share where you are struggling to compete with the larger competitors in your category (or where you have the killer edge)! 

 

We'll help you find ways to overcome challenges and supercharge your strengths 💪

 

Reply below 👇

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Community Moderator | Employee

Zoomtopia: Elevated experience | CX horror stories

Share your CX horror stories or your thorniest everyday challenges! 😱

 

We'll help you with CX strategies that cut through and deliver satisfied customers 🙂

 

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Community Moderator | Employee