AI CompanionでTo-Doリストを効率的に処理: Zoom Workplaceで自動タスク管理を使い始める

ちょっとした依頼に、大きなプロジェクトの割り当て—気が付けば、完了すべきタスクの山に囲まれています。何を達成しなければならないのか、誰をフォローアップする必要があるのか、どの締め切りを守らなければいけないのかを把握するのは、新たな依頼が来るたびに負担に感じることもあります。

もう、タスク管理のために手間をかける必要はありません。
Zoom Tasks は、Zoom Workplaceに組み込まれたAIファーストの新しいソリューションです。AI Companion*で、To-Doリストをよりスピーディーに処理できるようサポートします。

Zoom TasksはZoom Workplaceの一部であるため、ミーティング要約やチャットの会話からアクション項目を特定することができます。また、（ユーザーの確認と承認を得て）タスクの完了を代行することも可能です。さらに、チームはプロジェクトを把握して連携し、遂行を強化するために必要な情報を得ることもできます。

組み込み型タスク管理のためのAIエージェント

タスク管理ソリューションは、付箋に殴り書きしたTo-Doリストの現代版であると言えるでしょう。タスクの締め切り、プロジェクトとの関連、関係者などを把握するのに役立ちます。

さらに、タスク管理ソフトウェアは個人のアクション項目を超えた働きをします。ファイル・進捗状況・障害などの可視化をチームに提供します。

ZoomとMorning Consult による調査によると、リーダーの3分の1（34%）が、プロジェクトやタスクの進捗状況を確認するために、チームとのやり取りで1時間以上を費やしていることが判明しました。この時間は1人のマネージャーあたり年間約16,000ドルの損失につながる可能性があります**。

タスク管理におけるAIの革新

AIエージェントを取り入れることで、タスク管理はまったく新しい意味を持つようになります。
AI Companionがミーティングやチャットからタスクを抽出し、To-Doリストを自動で整理。さらには、次に何をすべきかを提案・実行支援まで行います。

日々の業務をよりスムーズにするための仕組み

一日中ミーティングが詰まっている時...

AI Companionがミーティング中にアクション項目を把握・整理してくれるため、集中力を維持できます。
一日の終わりにはZoom Tasksを開くだけでタスクを一括確認できます。

進捗状況の報告を求められた時...

AI Companionは、タスクを集約し数秒でレポートの下書きを作成してくれるため、報告作業の時間を大幅短縮できます。タスクはチームメンバーと共有することも可能です。

やるべきことが多すぎる時...

チャットやメールが溜まりすぎているときも、AI Companionが内容を要約し、タスクに変換してくれます。
ミーティングのスケジュールや返信文の下書き作成、文書作成のサポートまでこなします。

Zoom Tasksの開始方法

AI Companion付きのZoom Tasksは、対象のZoom Workplaceの有償プランで利用可能です。

始め方：

1. Zoom Workplaceアプリをバージョン6.4.3以降に更新。

2. アカウント設定 > AI Companionタブで「Zoom Tasks」セクションを探し、
   　タスクの作成・管理機能およびミーティングの文字起こし機能を有効化。

3. ナビゲーションバーのZoom Tasksアイコンをクリックして、タスクを表示。

ヒントとコツ

• 推奨タスクを確認し、「承認」をクリックでマイタスクリストに追加。

• 星アイコンをクリックで、推奨アクションが表示されます。

• Zoom Team Chatやメール上で項目を右クリックで直接マイタスクに追加可能。

• +ボタンでタスクを手動追加。

• 「詳細を表示」から元メッセージやメモの追加・編集も可能。

AI Companionがなくても、Zoom Tasksはタスク管理ソリューションとして活用可能。すべてのTo-Doを1か所で整理できます。

👉 AI Companionのページ では、一日の業務に役立つAIスキルの詳細をご覧いただけます。

* Zoom AI Companion は、地域や業種によってはご利用いただけない場合があります。Zoom ユーザー アカウントの有料サービスに付随してご利用いただけます（追加料金なし）。

** マネージャー1人当たりの算定は、米国労働統計局が提供する管理職の平均給与情報に基づく推定値です。

出典： Zoom Blog